LIBROS CORPORATIVOS: ¿Son realmente importantes?

Si tienes tu negocio y has constituido una sociedad mercantil, es probable que hayas oído sobre los libros corporativos. O tal vez no. Aquí contamos lo que debes saber.

Primero, ¿Qué son los libros corporativos?

Dicho de una manera fácil y resumida, son los libros que contienen el historial de tu empresa. Sirven para darse cuenta de quiénes son o han sido los socios o accionistas de una empresa, si ha habido aumentos o disminuciones de capital, qué acuerdos se han tomado, etc. ¡Si quieres stalkear a una sociedad mercantil, leer sus libros corporativos es la manera de hacerlo!

La obligación de tener libros corporativos se deriva de la Ley General de Sociedades Mercantiles y del Código de comercio, y existen los siguientes tipos:

• Libro de los socios o accionistas

• Libro de variaciones de capital

• Libro de actas de asambleas

• En caso de tener un consejo de administración, el Libro de Sesiones del Consejo.

¿Estoy obligado a tener libros corporativos?

Si. No hay de otra. Tener libros corporativos es una obligación por ley y seguramente te preguntarás de qué te sirven. A continuación, te explicamos un poco sobre la utilidad de cada uno:

A) En el caso del Libro de Accionistas, es muy importante tener en mente que únicamente son reconocidos como accionistas de esa sociedad quienes aparezcan en este libro con tal carácter.

Si alguna vez piensas en invertir en una sociedad, ¡Pon atención! Tener acciones no es solo entregar tu dinero a una empresa y salir sonriendo en una foto en redes sociales (cualquier parecido con la realidad es mera coincidencia). Siempre corrobora que te den el título accionario correspondiente y estar presente en este libro, de otra manera, podrías carecer de legitimidad para hacer valer tus derechos como accionista si se presentara un conflicto.

B) El Libro de Variaciones de Capital, es el que contiene las disminuciones y/o aumentos de capital a través de toda la vida de la sociedad. Su importancia radica esencialmente en que es ahí donde se puede observar el control que se lleva del dinero que entra y sale como capital, así como las acciones que lo representan.

C) El Libro de Actas de Asamblea, es en donde están contenidos los acuerdos que se tomen en cada una de las actas de tu empresa. Por ejemplo, las personas que conforman el órgano de administración, la aprobación de estados financieros, los comisarios que en su caso se designen, los aumentos y las disminuciones de capital, la entrada de nuevos accionistas, la venta o donación de acciones y un laaaargo etcétera. ¡Son todos, absolutamente todos los acuerdos que se tomen!

D) El Libro de Sesiones del Consejo es un poco similar a lo que es el Libro de Actas de Asamblea, sin embargo, como su nombre lo dice, en el quedan asentados solo los acuerdos tomados por el Consejo de Administración de la Sociedad en caso de existir.

Aparte de la utilidad que pueden tener de manera interna en una empresa ­- Como control de todo lo que acontece en la sociedad – Las sociedades mercantiles también están obligadas a presentar algo de esta información en el portal de la Secretaría de Economía, ¡Y por supuesto! No olvidemos que siempre está abierta la posibilidad de que las autoridades fiscales nos requieran la información contenida en los libros corporativos mencionados.

¿Puedo reunir en un solo ejemplar, TODOS mis libros corporativos?

¡De que se puede, se puede! La ley nos dice que debemos tener estos libros, pero no nos dice si en uno, dos, o tres ejemplares. Sin embargo, aunque muchas empresas desean hacerlo así por ahorrarse dinero en la compra de libros, te recomendamos NO hacerlo.

¿Por qué? Porque como hemos dicho antes, estos libros contienen absolutamente todo el historial de tu empresa. Imagina que en una auditoría te requieren únicamente por información sobre las variaciones de capital de la sociedad, ¿Para qué querrías dar información más allá de eso? Teniendo un solo ejemplar estarías compartiéndoles información innecesaria y que aparte nadie te pidió.

Puedes verlo de esta manera: Si tu empresa fuera un ser con vida propia, estos libros serían su diario más íntimo sobre cada una de sus etapas, ¿Te lo tomarías a la ligera? No lo hagas. ¡Acércate a Invél!

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